Les durées recommandées pour conserver des documents administratifs peuvent être différentes selon le type et les utilisations des documents. Cependant, cela peut dépendre également du pays émetteur du document.
Généralités sur les documents administratifs
Lorsque l’on fait référence aux documents administratifs, on entend par là l’ensemble des documents nécessaires pour bénéficier des services fournis par l’administration. On peut donc citer par exemple les certificats de naissance, les diplômes, la carte d’identité. S’ajoute à cela les formulaires ou démarches liés à une demande de services dans le domaine public. Généralement, ces documents servent à attester de votre identité et constituent la base même de vos données administratives. Ils permettent également d’attester et justifier votre situation vis-à-vis de certains organismes étatiques comme le fisc ou pour recevoir des aides sociales par exemple.
Les documents administratifs présentent également une valeur juridique. En d’autres termes, ils sont notamment utilisés dans un cadre judiciaire. Ainsi, ils pourront par exemple être produits en preuve devant un tribunal. En somme, ces papiers sont indispensables au bon maintien en ordre de nos affaires administratives aussi bien privées que publiques. C’est pourquoi, ils sont à conserver soigneusement.
Quelles sont les règles générales ?
Il n’est pas possible de déterminer des normes universelles quant à la conservation des documents administratifs. En effet, l’étendue et le délai de conservation diffèrent en fonction du type et de la légitimité du document. Dans certaines circonstances, l’archivage de matériaux peut s’étaler sur plusieurs années ou décennies. Néanmoins, d’une manière générale et pour vous assurer de retrouver le document pertinent, il est préférable que vous preniez soin d’archiver correctement tous les documents importants. La possibilité d’accès approprié au cours d’un laps de temps résonnable ne doit pas être négligée, car c’est une caractéristique vitale des entreprises modernes et numériques. On peut également associer aux documents tous les documents correspondants pour faciliter leur recherche et leur récupération. Les progrès technologiques, en particulier la numérisation, ont étendu le champ des possibilités pour faciliter et sécuriser la gestion des documents à long terme.
Quelle est la durée de conservation recommandée ?
Face aux grands nombres de documents administrative que nous conservons, une question se pose régulièrement : pour quelle durée faut-il les conserver ? Les autorités françaises ont recommandé des durées spécifiques de conservation pour certains documents, comme pour les :
- Actes (certificats divers) : 10 ans.
- Justificatifs d’adresse : 2 à 5 ans
- Factures : 3 à 5 ans.
- Relevés de compte bancaire : 1 à 5 ans.
- Contrats (bail par exemple) : 10 ans après leur expiration.
- Imprimés fiscaux (déclaration de revenus) : 10 ans.
Cependant, cette liste ne présente que des exemples et peut varier en fonction du type et de l’utilisation des documents. Avant de les jeter, vous devrez donc vous assurer des conditions mentionnées sur chaque document et selon leur utilisation.
La conservation des documents administratifs peut également apparaître comme preuve ou référence, s’il arrive que l’on en ait besoin plus tard. Tel est le cas d’un contrôle fiscal par exemple. Autrement dit, si vous souhaitez savoir combien de temps vous pouvez conserver un document administratif en particulier, vous devrez faire attention aux informations figurant sur ce dernier mais également contacter les autorités compétentes.